ERP Selectie – van longlist naar shortlist

Er zijn in de ERP selectie, meerdere manieren om van een longlist (ongeveer 15 leveranciers) naar een shortlist (ongeveer 6 leveranciers) te komen. De meest gebruikte
methode is een “RFI”, een Request For Information.

De RFI – Request for information

De RFI, is een vragenlijst aan ERP leveranciers, waarin u meer informatie over de door de leverancier geboden oplossing vraagt. De RFI, bestaat uit diverse categorieën.
Een typische opzet van een RFI is als volgt:

Hoofdstuk 1 – Inventarisatie

Een toelichting op de RFI, met daarin informatie voor de leverancier, een inhoud en de omschrijving hoe de vragenlijst ingevuld moet worden.

Hoofdstuk 2 – Een beschrijving van uw onderneming

Voor de leverancier is het relevant te weten wat de voorgeschiedenis is van uw onderneming en hoe uw bedrijf zich in de loop der jaren heeft ontwikkeld. Andere
relevante aspecten om te beschrijven zijn bijvoorbeeld:

1. Wanneer is uw onderneming opgericht
2. Wat is de specialisatie van uw bedrijf
3. Waar is uw bedrijf gevestigd (ook eventuele dochters)
4. Met welk systeem werkt uw bedrijf op dit moment en waarom kiest u voor een ander systeem
5. Wat is de missie en visie van uw bedrijf
6. Hoeveel medewerkers heeft uw bedrijf in dienst
7. Hoeveel van deze medewerkers komen met het nieuwe ERP in aanraking
8. Zijn er groeidoelstellingen of andere belangrijke doelstellingen op korte- of middellange termijn
9. Welke afdelingen kent uw onderneming
10. Wat moet de nieuwe applicatie duidelijk inzichtelijk maken

Hoofdstuk 3 – Meer over de leverancier

Nodig de leverancier uit, meer over de organisatie en applicatie te vertellen, maak één A4 vel waarop bijvoorbeeld de volgende vragen gesteld worden:

1. Naam van de organisatie
2. Naam van de applicatie
3. Hoeveel jaar bestaat de organisatie
4. Hoeveel medewerkers telt de organisatie en hoe is de verdeling (verkoop, consultants, R&D, Helpdesk, overige)
5. Levert u meerdere ERP applicaties
6. Bent u gespecialiseerd in een bepaalde branche, zo ja, welke
7. Hoeveel Nederlandse klanten maken gebruik van het systeem
8. Hoeveel Internationale klanten maken gebruik van het systeem
9. Hoeveel klanten heeft u het laatste jaar geïmplementeerd
10. Enkele referenties

Hoofdstuk 4 – De ERP applicatie

In dit hoofdstuk, vraagt u de leverancier om informatie over het pakket. Belangrijk is de vragen zo duidelijk mogelijk te stellen en open vragen zo veel mogelijk te vermijden. ERP leveranciers
zijn zeer creatief in het interpreteren van vragen en het bedenken van antwoorden.

Gebruik bijvoorbeeld de kolommenmethode, waarin u de leverancier laat aanvinken wat van toepassing is.

In bovenstaand voorbeeld, staan de letters voor het volgende:

St staat voor standaard, de functionaliteit is standaard in de applicatie aanwezig.

Ma staat voor maatwerk, de functionaliteit is niet standaard, maar middels maatwerk wel te maken. U kunt eventueel
een kolom extra plaatsen om een schatting van het aantal uur te vragen

Ni staat voor “Niet aanwezig / niet mogelijk”. De functionaliteit is niet in het programma aanwezig en ook
niet middels een add-on of maatwerk te realiseren

Ad staat voor Add-on, een geïntegreerd extra product wat bij het pakket geleverd kan worden. Vraag in dit geval
ook naar de extra kosten van dit product.

Geef de leverancier niet de mogelijkheid een opmerking bij ieder punt te plaatsen, maar geef aan het einde van het hoofdstuk 8  10 regels opmerkingsruimte.

Hoofdstuk 5 – Prijsstelling

Vraag naar meer informatie over de prijsstelling van het te leveren ERP systeem. In dit hoofdstuk kunt u bijvoorbeeld vragen naar:

1. De Basisprijs van de applicatie
2. Het aantal gebruikers, wat in de basisprijs is inbegrepen
3. De meerprijs per gebruiker (en of deze concurrent is of niet)
4. De extra aan te schaffen modules, volgens de RFI
5. Een schatting van de implementatiekosten (onderverdeeld naar consultancy, ontwikkeling, training en instructie, ….)
6. De onderhoudskosten per jaar (of het percentage)
7. Een begroot bedrag per jaar voor onderhoud en ondersteuning voor uw gehele organisatie

Hoofdstuk 6 – Bijlagen

Indien u in de RFI, vragen heeft gesteld met betrekking tot bepaalde aspecten in uw proces, kunt u in dit hoofdstuk bijlagen plaatsen om uw vraag te verduidelijken.
Wanneer u de RFI’s terug heeft ontvangen, kunt u samen met uw team de longlist uitdunnen tot ongeveer 6 leveranciers. Met deze leveranciers, gaan we de demofase in.

Waardevolle links over dit onderwerp

1. Op de website erpsoftwareselectie.nl leest u meer over de Request For Information